Guide  6 Ottobre, 2025

Regolamento GDPR e sicurezza sul lavoro: cosa deve sapere un’azienda

La gestione della sicurezza nei luoghi di lavoro oggi non può più prescindere da una corretta attenzione alla privacy dei dati personali. Cartellini elettronici, tesserini identificativi, registri presenze, documenti sulla sorveglianza sanitaria: tutti questi strumenti indispensabili per la sicurezza rappresentano al tempo stesso un potenziale rischio se trattati in modo scorretto rispetto al Regolamento Europeo GDPR.

Ma come conciliare obblighi di sicurezza e tutela della privacy? E quali sono gli errori da evitare per non rischiare sanzioni?

In breve:

✔ Il GDPR si applica a tutti i dati personali trattati nell’ambito della sicurezza in azienda
✔ Devono essere sempre rispettati principi di minimizzazione, trasparenza e sicurezza informatica
✔ Sono obbligatorie informative privacy chiare e aggiornate per lavoratori e ospiti
✔ Bisogna evitare l’archiviazione eccessiva di dati, accessi non autorizzati e comunicazioni improprie
✔ Tutti i dipendenti che trattano dati devono ricevere formazione specifica privacy
✔ Nell’Area Clienti trovi il corso privacy per il titolare e quello dedicato ai dipendenti che gestiscono dati personali

Dati e sicurezza: quando la privacy entra in gioco

La sicurezza “fisica” e quella “digitale” si intrecciano ogni giorno. Basti pensare:

• ai cartellini elettronici e badge per il controllo accessi;
• ai registri di presenze e fogli firma in aula sicurezza;
• alle cartelle della sorveglianza sanitaria;
• ai tesserini personali nei cantieri o presso unità produttive.

Tutte queste informazioni identificano in modo diretto o indiretto un lavoratore (nome, foto, orari di ingresso/uscita, dati sanitari) e sono classificate dal GDPR come dati personali, alcuni addirittura come “dati sensibili”.

La regola d’oro: questi dati vanno trattati solo se strettamente necessari, in modo protetto e con personale formato.

Le procedure corrette secondo il GDPR

1. Informative privacy trasparenti
   Tutti i lavoratori devono ricevere, e firmare per presa visione, un’informativa che spiega chiaramente quali dati vengono raccolti, per quali scopi e come vengono conservati.

2. Limitazione dell’accesso ai dati
   Solo le persone autorizzate (es. addetti all’amministrazione, RSPP, medico competente) devono poter accedere ai dati legati alla sicurezza. È vietato l’accesso indiscriminato o condividere password e credenziali.

3. Archiviazione sicura e limitata
   I dati devono essere archiviati per il tempo strettamente necessario. Cartelle sanitarie e registri sensibili vanno custoditi in armadi chiusi o su server sicuri e protetti da backup.

4. Controlli su badge/tesserini elettronici
   Le informazioni mostrate sui badge devono essere ridotte (mai dati sanitari evidenti). L’elenco presenze elettronico va progettato per limitare la visualizzazione dei dati personali a quanto necessario per la finalità di sicurezza.

5. Cancellazione e aggiornamento
   Terminato il periodo di conservazione, i dati vanno cancellati o anonimizzati. Ogni aggiornamento (es. cambio mansione, fine rapporto) deve essere registrato tempestivamente anche nelle procedure di sicurezza.

Gli errori da non commettere (e le sanzioni in caso di violazione privacy)

• Stampare e distribuire elenchi di presenze o piani di emergenza con dettagli non necessari (codici fiscali, telefoni privati, dati sanitari non pertinenti);
• Conservare dati oltre i tempi previsti dalla normativa o senza giustificato motivo;
• Lasciare cartellini o documenti sensibili in luoghi accessibili a tutti;
• Non informare i lavoratori sulle finalità del trattamento dati e sulle modalità di esercizio dei loro diritti.
• Non aggiornare il registro dei trattamenti o non nominare i responsabili privacy.

Le sanzioni amministrative per violazione GDPR possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato in casi gravi, ma anche per violazioni meno eclatanti sono frequenti multe tra i 4.000€ e i 40.000€.

Consigli pratici per non sbagliare

• Garantisci la formazione privacy a chiunque tratti dati personali: titolare, responsabile, addetti e collaboratori.
• Implementa policy chiare di gestione e conservazione dei dati, con audit periodici.
• Scegli strumenti digitali che rispettino standard di cybersecurity e prevedi il backup dei sistemi.
• Aggiorna subito le informative privacy in caso di nuovi strumenti di sicurezza adottati (nuovi badge, software ecc.).

FAQ

Devo dare sempre l’informativa privacy ai dipendenti riguardo sicurezza?
Sì, l’informativa è obbligatoria appena inizia il trattamento dei dati per scopi di sicurezza (cartellini, presenze, dati salute).

Il registro presenze può contenere dati sensibili?
Solo se strettamente necessario e sempre protetti da accessi non autorizzati.

Chi può accedere alle cartelle della sorveglianza sanitaria?
Solo il medico competente e, se necessario, le autorità ispettive. Non è consentito visionarle da parte di altri.

Come formare i lavoratori e il datore di lavoro sul GDPR?
Nella nostra Area Clienti è disponibile un corso privacy completo e sempre aggiornato, sia per titolari che per addetti al trattamento dati.

Quali sono le sanzioni tipiche per errori privacy in azienda?

Da alcune migliaia fino a decine di migliaia di euro, anche per violazioni “formali” come assenza di informativa, policy o conservazione dati fuori tempo massimo.

Conclusioni

Adeguare la sicurezza sul lavoro al GDPR significa tutelare le persone e l’azienda da rischi diretti e indiretti. È un adempimento che porta valore, trasparenza e fiducia, oltre a mettere al riparo da pesanti sanzioni.

✅ Hai bisogno di formazione privacy aggiornata?
Nella nostra Area Clienti sono disponibili il corso privacy per datori di lavoro e quello dedicato ai dipendenti che trattano dati personali: strumenti pratici, chiari ed efficaci per essere subito in regola.

💬 Hai domande pratiche o casi particolari? Scrivile nei commenti in fondo all’articolo: rispondiamo sempre e le tue domande aiuteranno anche altri.

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