Guide  27 Ottobre, 2025

Riunione periodica sulla sicurezza: chi deve farla, quando e cosa scrivere nel verbale

Tra gli adempimenti obbligatori previsti dal D.Lgs. 81/08, la riunione periodica sulla sicurezza è uno dei più trascurati, ma anche uno dei più importanti per dimostrare la corretta gestione della prevenzione aziendale.
Non si tratta di un incontro formale fine a sé stesso: serve a valutare i risultati della gestione della sicurezza, aggiornare la valutazione dei rischi e pianificare eventuali interventi migliorativi.

In questo articolo vediamo chi deve convocarla, quando farla, cosa discutere e come redigere correttamente il verbale di riunione, con un modello pratico e consigli utili per aziende e RSPP.

In breve

✔ Obbligatoria per le aziende con più di 15 lavoratori
✔ Convocata almeno una volta all’anno dal datore di lavoro o dal RSPP
✔ Devono partecipare datore di lavoro, RSPP, RLS e medico competente (se nominato)
✔ Serve per analizzare andamento infortuni, DVR, formazione e misure di prevenzione
✔ Il verbale va conservato in azienda e firmato da tutti i partecipanti
✔ Utile anche nelle microimprese come buona pratica di prevenzione

Chi deve convocare la riunione periodica

La riunione periodica è prevista dall’art. 35 del D.Lgs. 81/2008 e deve essere indetta dal datore di lavoro almeno una volta all’anno nelle aziende con più di 15 lavoratori. Nelle aziende più piccole (≤15 lavoratori), non è obbligatoria ma può essere svolta su richiesta del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) o del Medico Competente.

Partecipanti obbligatori:

• Datore di lavoro (o dirigente delegato)

• RSPP – Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione

• Medico Competente – se nominato

• RLS / RLST – rappresentante dei lavoratori per la sicurezza

È importante che tutti i partecipanti vengano convocati formalmente (email o comunicazione scritta) con ordine del giorno allegato.

Quando deve essere fatta

La riunione va convocata almeno una volta all’anno, ma può essere organizzata anche più frequentemente in caso di:

• modifiche significative al ciclo produttivo o all’organizzazione aziendale

• variazioni nella valutazione dei rischi

• nuovi infortuni, quasi incidenti o segnalazioni da parte del personale

• aggiornamenti normativi rilevanti

La periodicità annuale minima è valida anche per le aziende multi-sede o con più reparti: in questi casi si consiglia una riunione generale e, se necessario, sotto-riunioni specifiche per ciascun sito.

Cosa deve contenere l’ordine del giorno

Durante la riunione periodica si affrontano i principali temi di prevenzione e miglioramento della sicurezza. L’ordine del giorno dovrebbe comprendere almeno:

1️⃣ Analisi dell’andamento infortuni, malattie professionali e quasi incidenti
2️⃣ Verifica del DVR – stato di aggiornamento e nuove valutazioni dei rischi
3️⃣ Pianificazione della formazione e aggiornamenti obbligatori
4️⃣ Sorveglianza sanitaria – risultati aggregati e proposte del medico competente
5️⃣ Proposte di miglioramento avanzate da RLS o lavoratori
6️⃣ Verifica DPI – distribuzione, uso e necessità di rinnovo
7️⃣ Piani di emergenza e prove di evacuazione
8️⃣ Aggiornamenti normativi o nuovi obblighi introdotti nel 2025

Come redigere il verbale

Il verbale della riunione periodica è un documento fondamentale: dimostra che l’azienda ha analizzato la situazione e adottato misure migliorative.
Deve essere redatto al termine dell’incontro, firmato da tutti i presenti e conservato insieme alla documentazione del DVR.

Esempio di modello verbale:

Verbale Riunione Periodica sulla Sicurezza (art. 35 D.Lgs. 81/08)

Data: 14 maggio 2025
Luogo: Sala riunioni – Sede aziendale
Partecipanti:

• [Nome] – Datore di lavoro

• [Nome] – RSPP

• [Nome] – Medico Competente

• [Nome] – RLS

Ordine del giorno:

1. Analisi andamento infortuni 2024–2025

2. Aggiornamento DVR

3. Formazione lavoratori e preposti

4. Esiti sorveglianza sanitaria

5. Proposte migliorative

Sintesi dei punti emersi:

• Nessun infortunio rilevante nel periodo considerato

• Aggiornamento DVR programmato entro giugno 2025

• Necessità di rinnovo DPI anticaduta

• Richiesta corso aggiornamento antincendio per addetti reparto A

• Medico competente propone monitoraggio microclima estivo

Azioni e scadenze:

• RSPP aggiornerà DVR entro 30/06/2025

• Datore di lavoro predisporrà acquisto nuovi DPI

• Formazione addetti emergenze entro settembre 2025

Firma dei partecipanti:

Suggerimento: allegare sempre all’archivio sicurezza l’ordine del giorno, il verbale firmato e un eventuale report riepilogativo delle azioni decise.

Cosa succede se non viene svolta

Se la riunione periodica obbligatoria non viene effettuata o non è documentata:

• il datore di lavoro può incorrere in sanzioni da 2.000 a 4.000 euro,

• l’INL può richiedere convocazione immediata e produzione del verbale,

• in caso di infortuni, l’assenza di tale documento può essere considerata mancanza di vigilanza organizzativa.

Oltre alla sanzione, si perde un’importante occasione di confronto interno e di prevenzione di situazioni critiche.

Consigli pratici

✔ Programma la riunione con anticipo e invia l’ordine del giorno almeno 5 giorni prima
✔ Prepara in anticipo statistiche e grafici su infortuni, formazione, DPI
✔ Registra in modo chiaro le decisioni e le scadenze nel verbale
✔ Conserva copia firmata in formato digitale e cartaceo
✔ Coinvolgi il RLS: le sue proposte vanno verbalizzate anche se non approvate

Conclusioni

La riunione periodica sulla sicurezza non è un semplice adempimento formale, ma un’occasione concreta di analisi, confronto e miglioramento continuo.
Un verbale ben fatto dimostra l’impegno dell’azienda nella prevenzione, tutela il datore di lavoro da sanzioni e consolida la collaborazione tra RSPP, RLS e lavoratori.

✅ Se non l’hai ancora pianificata per quest’anno, programma subito la tua riunione periodica e aggiorna la documentazione: è il modo più semplice per essere in regola e lavorare con serenità.

💬 Hai dubbi su come redigere il verbale o su chi deve partecipare?
Scrivilo nei commenti: i nostri esperti ti risponderanno con esempi e modelli personalizzati.

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