Guide  20 Luglio, 2026

Videoterminali: obblighi formativi e sorveglianza sanitaria

Gli uffici sono spesso considerati ambienti di lavoro sicuri, quasi "automaticamente" a norma. Ma è davvero così? Chi usa un computer per molte ore al giorno, chi coordina team di impiegati amministrativi o chi gestisce sale operative deve fare i conti con obblighi molto precisi, spesso sottovalutati: formazione specifica, sorveglianza sanitaria per i videoterminalisti e diritto alle pause regolari. La sorveglianza sanitaria è obbligatoria per le aziende con impiego di videoterminali superiore a 20 ore alla settimana, ma un nuovo decreto rafforza il sistema nazionale di vigilanza, con l'introduzione di 300 ispettori del lavoro entro il 2028, aumentando i controlli e con essi le responsabilità delle imprese.

Nel 2026 questi temi sono tornati al centro dell'attenzione anche per via della Legge 34/2026, che dal 7 aprile ha introdotto nuovi obblighi informativi per il lavoro agile, mettendo in luce le lacune di molte aziende anche nella gestione ordinaria degli uffici. Se l'uso del videoterminale è sistematico o abituale per almeno 20 ore settimanali, scatta l'obbligo di applicare quanto previsto dal Titolo VII del D.Lgs. 81/2008. Ignorarlo comporta non solo rischi reali per la salute dei lavoratori, ma anche sanzioni penali e amministrative.

Chi è il videoterminalista e quando scattano gli obblighi

Il lavoratore videoterminalista è colui che utilizza un'attrezzatura munita di videoterminali, in modo sistematico o abituale, per venti ore settimanali, dedotte le interruzioni. Questo significa che non è sufficiente avere un computer sulla scrivania: l'obbligo normativo sorge solo quando l'uso effettivo raggiunge quella soglia, al netto delle pause. Il lavoro al videoterminale diventa un rischio specifico quando impegna il lavoratore in modo sistematico o abituale per 20 ore settimanali, al netto delle interruzioni.

Molti datori di lavoro sottovalutano il calcolo: contano le ore complessive davanti al PC senza sottrarre pause, riunioni senza computer, telefonate o spostamenti. Questo errore porta spesso a ritenere "non videoterminalista" un lavoratore che invece lo è, esponendo l'azienda a contestazioni e lasciando il dipendente privo di tutele previste dalla legge. La figura comprende impiegati amministrativi, addetti alla contabilità, grafici, programmatori, operatori di call center, receptionist, e molte altre mansioni tipiche del settore terziario.

Cosa cambia concretamente per le aziende nel 2026

Le novità principali riguardano soprattutto il lavoro agile, ma hanno effetti diretti sulla gestione complessiva della sicurezza negli uffici. Dal 7 aprile 2026, per le attività lavorative svolte in ambienti che non rientrano nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, la nuova norma stabilisce che gli obblighi di sicurezza compatibili con la modalità agile — in particolare quelli relativi all'utilizzo dei videoterminali — vengano assolti mediante la consegna di un'informativa scritta, da fornire con cadenza almeno annuale. Questa informativa deve essere consegnata anche al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).

Il binomio Legge 34-2026 e smart working non esenta il datore di lavoro dalla sorveglianza sanitaria: se il lavoratore agile utilizza il videoterminale per più di 20 ore settimanali (calcolate sulla media mensile), resta l'obbligo di visita. Ciò vale anche per chi lavora parte del tempo in ufficio e parte da casa. Non conta dove si svolge l'attività, ma il tempo effettivo di esposizione al rischio videoterminale. Anche per i lavoratori in ufficio tradizionale, il quadro si è irrigidito: con l'aumento dei controlli ispettivi previsto dal nuovo piano nazionale di vigilanza, molte imprese si trovano ora a dover dimostrare concretamente di aver adempiuto a tutti gli obblighi.

Formazione obbligatoria: non basta il corso generale

Gli articoli 36, 37 e 177 del Decreto Legislativo n. 81 del 09/04/2008 prevedono che i videoterminalisti siano adeguatamente formati e informati in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e, nello specifico, sui rischi presenti in azienda ed in particolare quelli correlati al lavoro al videoterminale. La formazione generale ai sensi dell'Accordo Stato-Regioni non è sufficiente: serve una formazione specifica dedicata ai rischi da videoterminale.

Questa formazione deve riguardare in particolare: le misure applicabili al posto di lavoro in base alla valutazione dei rischi; le modalità corrette di svolgimento dell'attività; la protezione degli occhi e della vista; la postura ergonomica; l'organizzazione delle pause. La durata tipica è di 4 ore per i lavoratori a rischio basso, integrate nella formazione specifica prevista dall'Accordo Stato-Regioni. Molte aziende pensano erroneamente che il corso generale da 4 ore sia sufficiente per tutti i dipendenti d'ufficio: non è così. La formazione è obbligatoria per i lavoratori che utilizzano in modo sistematico e abituale attrezzature munite di videoterminali per almeno 20 ore settimanali.

La carenza formativa è uno degli errori più frequenti riscontrati durante le ispezioni, anche perché spesso i datori di lavoro, considerati responsabili della formazione dei neoassunti, devono ora provvedere immediatamente alla formazione senza più attendere i 60 giorni precedentemente previsti.

Pause obbligatorie: diritto del lavoratore, dovere del datore

In assenza di una disposizione contrattuale riguardante l'interruzione, il lavoratore comunque ha diritto ad una pausa di quindici minuti ogni centoventi minuti di applicazione continuativa al videoterminale. Questo diritto è sancito dall'articolo 175 del D.Lgs. 81/2008 e non può essere disatteso. Le pause sono considerate parte integrante dell'orario di lavoro e devono essere retribuite: la pausa è considerata a tutti gli effetti parte integrante dell'orario di lavoro e, come tale, non è riassorbibile all'interno di accordi che prevedono la riduzione dell'orario complessivo di lavoro.

È inoltre esclusa la cumulabilità delle pause all'inizio e al termine della giornata lavorativa. Il lavoratore non può decidere autonomamente di "accumulare" le pause per uscire prima o entrare dopo. La pausa deve interrompere effettivamente l'attività al videoterminale durante la giornata. Il lavoratore ha diritto alla pausa minima di 15 minuti ogni 2 ore di applicazione continuativa al videoterminale, dedicandosi ad un'attività differente. Le modalità e la durata delle interruzioni possono essere stabilite diversamente da disposizioni contrattuali o dal medico competente ove ne riscontri la necessità, comunque rispettando il criterio minimo.

Nella pratica aziendale, questo significa che il datore di lavoro deve organizzare il lavoro in modo tale da garantire realmente queste pause, ad esempio alternando l'uso del PC con altre attività (telefonate, riunioni, archiviazione cartacea, ecc.). Non è sufficiente dichiarare formalmente il diritto: va reso effettivo e documentato, soprattutto in caso di ispezione.

Sorveglianza sanitaria: quando è obbligatoria e cosa comporta

Il lavoratore che si trova ad utilizzare attrezzatura munita di videoterminale per almeno 20 ore settimanali deve essere obbligatoriamente sottoposto a sorveglianza sanitaria preventiva e periodica. L'obbligo scatta per tutti i videoterminalisti, indipendentemente dall'età o dalla presenza di disturbi pregressi. La sorveglianza sanitaria comprende visite mediche periodiche con cadenza definita in base all'età e al giudizio del medico competente.

L'obbligo di sorveglianza sanitaria è previsto preventivamente, prima dell'assegnazione della mansione legata all'utilizzo di VDT, e periodicamente, ossia ogni due anni per i lavoratori che abbiano superato i 50 anni di età e ogni cinque anni per i lavoratori con età inferiore ai 50 anni. Il medico competente può comunque stabilire periodicità diverse in base alle condizioni di salute del lavoratore e ai risultati delle visite precedenti. La sorveglianza sanitaria per i lavoratori al videoterminale è attuata dal medico competente, prioritariamente con riferimento ai disturbi oculo-visivi e ai disturbi muscolo-scheletrici della colonna vertebrale e del sistema spalla-braccio-avambraccio-mano.

Questo obbligo si estende anche ai lavoratori in smart working. La sorveglianza sanitaria nel lavoro agile richiede prudenza: non esiste un obbligo automatico e generalizzato per tutti i lavoratori da remoto. Tuttavia, se la mansione espone a rischi per i quali la sorveglianza sanitaria è già prevista, l'obbligo non viene meno solo perché l'attività si svolge fuori sede. Ignorare questo aspetto espone l'azienda a sanzioni e, in caso di danno alla salute, a potenziali responsabilità civili e penali.

Chi è coinvolto: non solo impiegati amministrativi

Il rischio da videoterminale riguarda una platea molto più ampia di quanto comunemente si pensi. Oltre agli impiegati amministrativi, sono coinvolti: grafici, designer, sviluppatori software, call center operator, receptionist, addetti alla logistica con gestione informatizzata, operatori CED, giornalisti, redattori, social media manager, data entry, addetti al customer care, operatori di telemedicina, operatori di controllo qualità tramite monitor, tecnici di laboratorio che usano software specifici. In pratica, chiunque utilizzi un monitor in modo continuativo per almeno 20 ore settimanali rientra nella definizione.

Anche chi lavora prevalentemente su tablet o laptop non è escluso: la normativa parla di "schermo alfanumerico o grafico" a prescindere dal dispositivo. Se l'uso è sistematico e abituale, l'obbligo scatta. Questo chiarimento è fondamentale anche per applicare correttamente le norme sullo smart working introdotte dalla Legge 34/2026, che fanno esplicito riferimento all'utilizzo dei videoterminali anche in modalità agile.

Cosa deve fare l'azienda: checklist pratica

Il datore di lavoro ha precisi obblighi previsti dal Titolo VII del D.Lgs. 81/2008. In sintesi, deve: valutare i rischi specifici dei posti di lavoro al videoterminale, includendo questa valutazione nel Documento di Valutazione dei Rischi (DVR); adottare misure preventive per ridurre i rischi riscontrati (ergonomia, illuminazione, microclima, rumore); garantire la formazione e l'informazione specifica ai lavoratori videoterminalisti; organizzare l'attività lavorativa prevedendo interruzioni periodiche o cambi di attività; attivare la sorveglianza sanitaria nominando un medico competente e sottoponendo i lavoratori a visite preventive e periodiche; rispettare i requisiti minimi delle attrezzature e delle postazioni di lavoro previsti dall'Allegato XXXIV del D.Lgs. 81/2008.

Per chi utilizza lavoratori in smart working, dal 7 aprile 2026 è anche obbligatorio redigere e consegnare annualmente un'informativa scritta sui rischi specifici del lavoro agile, compreso il rischio videoterminale, sia al lavoratore che al RLS. La mancata consegna è punita con sanzioni penali.

È inoltre opportuno verificare che il DVR contenga una sezione dedicata al rischio videoterminale, con l'indicazione dei lavoratori esposti, delle misure di prevenzione adottate, delle modalità organizzative (pause, rotazioni), e con evidenza dell'avvenuta formazione. Conservare la documentazione comprovante l'adempimento è fondamentale: attestati di formazione, verbali di consegna dell'informativa scritta, giudizi di idoneità sanitaria, registri delle visite mediche.

Errori da evitare: le criticità più frequenti

Gli errori più comuni riscontrati durante le ispezioni riguardano diversi aspetti. Sottovalutare la soglia delle 20 ore: molti datori di lavoro calcolano male le ore effettive al videoterminale, escludendo erroneamente lavoratori che invece rientrerebbero nell'obbligo. Non fare formazione specifica: limitarsi alla formazione generale senza affrontare i rischi specifici da videoterminale è una violazione frequente e facilmente contestabile.

Omettere la sorveglianza sanitaria: molte aziende non nominano il medico competente o non effettuano le visite periodiche, esponendosi a sanzioni e responsabilità in caso di danno alla salute. Non rispettare le pause: il diritto alle interruzioni regolari è spesso ignorato nella pratica quotidiana, con lavoratori che restano ininterrottamente al PC per molte ore. Questo espone l'azienda a contestazioni e rende inefficace la prevenzione.

Postazioni non ergonomiche: scrivanie, sedie, schermi e tastiere non conformi ai requisiti minimi dell'Allegato XXXIV sono una violazione ricorrente. Non aggiornare il DVR: non includere il rischio videoterminale nel documento di valutazione dei rischi o non aggiornarlo in caso di nuove assunzioni o cambiamenti organizzativi è un errore grave. Per le aziende con lavoratori in smart working, un altro errore frequente nel 2026 è non consegnare l'informativa annuale prevista dalla Legge 34/2026, esponendosi alle nuove sanzioni penali introdotte.

Molti datori di lavoro, inoltre, ignorano che alcuni obblighi si applicano indipendentemente dalla dimensione aziendale: anche le microimprese con pochi dipendenti devono rispettare le norme sui videoterminali se i lavoratori superano le 20 ore settimanali di utilizzo. L'errore di pensare che "in ufficio non ci sono rischi" è tra i più pericolosi e diffusi.

FAQ: domande pratiche su videoterminali e sicurezza

Un lavoratore che usa il computer 4 ore al giorno per 5 giorni è videoterminalista?
Sì, se l'uso è continuativo e sistematico raggiunge 20 ore settimanali. Tuttavia, vanno dedotte le pause regolari. Se il lavoratore effettua pause adeguate e cambi di attività, potrebbe scendere sotto la soglia. Il calcolo va fatto al netto delle interruzioni.

Le pause sono retribuite?
Sì, le pause previste dall'art. 175 del D.Lgs. 81/2008 sono considerate parte integrante dell'orario di lavoro e quindi retribuite. Non possono essere recuperate all'inizio o alla fine della giornata, ma devono interrompere l'attività durante la giornata lavorativa.

Chi lavora in smart working è esonerato dalla sorveglianza sanitaria?
No. Se il lavoratore in smart working utilizza il videoterminale per almeno 20 ore settimanali, resta l'obbligo di sorveglianza sanitaria. La modalità di lavoro non modifica il rischio. Il binomio Legge 34-2026 e smart working non esenta il datore di lavoro dalla sorveglianza sanitaria.

Cosa rischio se non formo i videoterminalisti?
Le sanzioni per le violazioni alle specifiche disposizioni di legge inerenti le attrezzature munite di videoterminali prevedono per datori di lavoro e dirigenti la pena dell'arresto da 3 a 6 mesi o dell'ammenda da 3.071,27 a 7.862,44 euro nel caso non vengano adottate misure atte ad ovviare ai rischi.

La formazione per videoterminalisti va aggiornata?
La formazione generale non richiede aggiornamento, ma la formazione specifica deve essere aggiornata ogni cinque anni, come previsto dall'Accordo Stato-Regioni del 2011 e successive modifiche. È opportuno inoltre aggiornare la formazione in caso di cambiamenti significativi nell'organizzazione del lavoro o nelle attrezzature.

Devo nominare il medico competente anche se ho solo impiegati d'ufficio?
Sì, se almeno uno di essi supera le 20 ore settimanali di utilizzo del videoterminale. La nomina del medico competente è obbligatoria e va fatta prima di iniziare l'attività soggetta a sorveglianza sanitaria.

Posso cumulare le pause alla fine della giornata per uscire prima?
No. È comunque esclusa la cumulabilità delle interruzioni all'inizio ed al termine dell'orario di lavoro. Le pause devono interrompere effettivamente l'attività continuativa al videoterminale durante la giornata.

Dal 7 aprile 2026 cosa cambia per chi ha lavoratori in smart working?
È obbligatorio redigere e consegnare annualmente un'informativa scritta sui rischi del lavoro agile (incluso l'uso del videoterminale) al lavoratore e al RLS. La mancata consegna comporta sanzioni penali: arresto da due a quattro mesi o ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro.

Conclusioni: la sicurezza negli uffici non è scontata

Gli uffici non sono ambienti privi di rischi. L'uso continuativo dei videoterminali comporta rischi concreti per la vista, la postura, il sistema muscolo-scheletrico e la sfera psicologica dei lavoratori. Il D.Lgs. 81/2008 prevede obblighi chiari e dettagliati, ma molte aziende li sottovalutano o li ignorano, pensando che riguardino solo cantieri o fabbriche. Invece, formazione specifica, pause regolari e sorveglianza sanitaria sono obblighi reali e verificabili, la cui violazione comporta sanzioni penali e amministrative significative.

Nel 2026, con l'incremento dei controlli ispettivi e l'introduzione di nuove norme sul lavoro agile, è fondamentale che i datori di lavoro verifichino di essere in regola su tutti gli aspetti. Molte aziende potrebbero scoprire lacune importanti proprio durante un'ispezione, quando è ormai troppo tardi. La prevenzione parte dalla consapevolezza: sapere chi è un videoterminalista, quali sono i suoi diritti e quali obblighi gravano sul datore di lavoro è il primo passo

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