Guide  12 Agosto, 2026

Registro della formazione sicurezza: cosa deve contenere e come tenerlo aggiornato

Il registro della formazione sulla sicurezza è uno dei documenti più richiesti durante le ispezioni dell'INL — eppure molte aziende non lo hanno, lo tengono incompleto o non lo aggiornano con la frequenza necessaria. Non è un documento opzionale: è parte integrante del sistema di gestione della sicurezza aziendale e la sua assenza o incompletezza può aggravare significativamente la posizione del datore di lavoro in caso di controllo.

In questa guida trovi tutto quello che devi sapere sul registro della formazione sulla sicurezza: cosa deve contenere, chi è responsabile della sua tenuta, in quale formato va conservato e come gestirlo in modo efficace anche in aziende con molti dipendenti.

In breve: il registro della formazione deve riportare per ogni lavoratore i corsi completati, le date, le ore e le scadenze dei prossimi aggiornamenti. Non esiste un formato obbligatorio per legge, ma deve essere sempre disponibile e aggiornato. Per automatizzare il monitoraggio delle scadenze usa AlertSicurezza, l'app gratuita che tiene tutto sotto controllo.

Il registro della formazione è obbligatorio per legge

Il D.Lgs. 81/2008 non prescrive esplicitamente un "registro della formazione" con quel nome, ma impone al datore di lavoro di documentare e dimostrare l'avvenuta formazione di tutti i lavoratori. Questa documentazione, nella pratica, si traduce nel registro della formazione — chiamato anche registro dei corsi, registro degli attestati o piano formativo.

L'obbligo di documentazione emerge da più articoli del decreto: dall'articolo 37 che impone la formazione, dall'articolo 28 che richiede la valutazione dei rischi e il relativo piano formativo nel DVR, e dall'articolo 18 che obbliga il datore di lavoro a garantire che i lavoratori siano formati e a verificarne l'efficacia.

In assenza di documentazione, il datore di lavoro non può dimostrare che la formazione è stata effettuata — e l'onere della prova è a suo carico, non dell'ispettore.

Cosa deve contenere il registro della formazione

Un registro della formazione completo e conforme deve riportare per ciascun lavoratore le seguenti informazioni:

Dati anagrafici del lavoratore — Nome, cognome, data di nascita, mansione svolta in azienda e data di assunzione.

Corsi completati — Per ciascun corso: tipologia (corso lavoratori, antincendio, primo soccorso, preposto, RLS, carrelli elevatori, lavori in quota, ecc.), nome dell'ente formatore, data di inizio e fine corso, numero di ore, esito della verifica finale.

Attestati — Riferimento all'attestato rilasciato, con numero identificativo se disponibile. Gli attestati originali devono essere conservati e consegnati anche al lavoratore — il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 lo rende esplicitamente obbligatorio.

Date di scadenza — Per ogni corso con obbligo di aggiornamento periodico, la data entro cui va completato il rinnovo. Questa è la parte più critica: senza le scadenze registrate, il sistema di monitoraggio non funziona. Per una panoramica completa delle periodicità di aggiornamento di ciascuna figura, consulta la nostra guida completa alle scadenze dei corsi di sicurezza.

Formazione in ingresso — Dal 24 maggio 2025, con il nuovo Accordo Stato-Regioni, la formazione deve avvenire prima dell'inizio dell'attività lavorativa. Il registro deve documentare che questa condizione è stata rispettata per ogni nuovo assunto.

Chi è responsabile della tenuta del registro

La responsabilità della tenuta e dell'aggiornamento del registro ricade sul datore di lavoro. Nella pratica operativa, questa attività è spesso delegata al responsabile delle risorse umane, all'ufficio amministrativo o all'RSPP — ma la responsabilità giuridica rimane sempre in capo al titolare.

Nelle aziende che si affidano a un RSPP esterno, è buona prassi definire contrattualmente chi si occupa del monitoraggio delle scadenze e dell'aggiornamento del registro. Un RSPP esterno che non tiene traccia delle scadenze dei propri clienti non sta svolgendo correttamente il suo ruolo — ed è esattamente per questo che molti professionisti della sicurezza cercano strumenti dedicati per gestire i portafogli clienti.

L'RLS ha il diritto di accedere al registro della formazione e di verificare che tutti i lavoratori siano in regola. Se riscontra lacune, ha l'obbligo di segnalarle al datore di lavoro.

Formato cartaceo o digitale: cosa dice la normativa

La normativa non impone un formato specifico — il registro può essere cartaceo, digitale o in formato misto. Quello che conta è che sia sempre disponibile, aggiornato e consultabile in caso di ispezione.

Il formato cartaceo ha il vantaggio della semplicità ma presenta limiti evidenti: è difficile da cercare, facile da perdere o danneggiare, e non invia notifiche automatiche sulle scadenze. Un registro cartaceo non ti avvisa quando un attestato sta per scadere — lo scopri solo quando vai a cercarlo, spesso troppo tardi.

Il formato digitale — che sia un foglio Excel, un gestionale HR o un'app dedicata — permette di cercare rapidamente, filtrare per scadenza e, nel caso degli strumenti più avanzati, ricevere notifiche automatiche prima che un attestato scada.

Vale la pena ricordare che un corso scaduto non rilevato in tempo espone il datore di lavoro a sanzioni da 1.200 a 6.000 euro per lavoratore — un costo che supera di gran lunga quello di qualsiasi strumento di gestione digitale.

Gli errori più comuni nella tenuta del registro

Registro non aggiornato dopo ogni corso — Molte aziende raccolgono gli attestati ma non li inseriscono subito nel registro. Nel frattempo le scadenze si avvicinano senza che nessuno se ne accorga.

Scadenze non registrate — Annotare solo la data del corso senza calcolare e registrare la data di scadenza è uno degli errori più comuni. Senza la scadenza, il registro è inutile ai fini del monitoraggio proattivo.

Registro incompleto per i nuovi assunti — Con l'eliminazione dei 60 giorni dall'assunzione, la formazione deve avvenire prima dell'inizio dell'attività. Un registro che non documenta la data di formazione rispetto alla data di inizio lavoro è già in violazione.

Attestati non consegnati ai lavoratori — Il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 rende obbligatoria la consegna dell'attestato al lavoratore. Non basta conservarlo in azienda.

Registro non accessibile durante l'ispezione — Se l'ispettore chiede il registro e non è immediatamente disponibile — perché è in un archivio, su un computer spento o in possesso di chi è assente — la situazione si complica inutilmente.

Domande frequenti sul registro della formazione

Per quanto tempo va conservato il registro della formazione?
La normativa non indica un termine specifico, ma la prassi consolidata e le indicazioni degli organi di vigilanza suggeriscono di conservare tutta la documentazione formativa per almeno 10 anni. In caso di infortunio, la documentazione degli anni precedenti può essere determinante.

Il registro va firmato dai lavoratori?
È buona prassi raccogliere la firma del lavoratore per ogni corso completato, come prova dell'avvenuta partecipazione. Non è obbligatorio per legge ma è fortemente consigliato, soprattutto in previsione di eventuali contestazioni.

Cosa succede se durante un'ispezione il registro non è disponibile?
L'ispettore può considerare l'indisponibilità del registro come impossibilità di dimostrare l'avvenuta formazione — con le stesse conseguenze di un registro mancante. È quindi fondamentale che il registro sia sempre accessibile, anche in formato digitale.

Un'azienda con un solo dipendente deve tenere il registro?
Sì. L'obbligo di documentare la formazione si applica a tutte le aziende con almeno un dipendente, indipendentemente dalla dimensione.

Il registro della formazione fa parte del DVR?
Non necessariamente come allegato fisico, ma il piano formativo e i riferimenti alla formazione svolta devono essere coerenti con il DVR. Un DVR che prevede determinati corsi e un registro che mostra attestati scaduti è una contraddizione che l'ispettore non mancherà di rilevare.

Come tenere il registro della formazione senza perdersi

Nelle aziende con più dipendenti — e con figure diverse come addetti antincendio, addetti primo soccorso, preposti, RLS e operatori di carrelli elevatori o lavori in quota — il registro manuale diventa rapidamente complesso da gestire. Le scadenze sono diverse per ciascuna figura, le periodicità variano da 1 a 5 anni e i rischi di dimenticare qualcosa sono concreti.

AlertSicurezza semplifica tutto questo. Inserisci gli attestati di ogni lavoratore con la data di completamento e il tipo di corso: l'app calcola automaticamente le scadenze e ti invia una notifica con 30, 60 o 90 giorni di anticipo — abbastanza tempo per organizzare il rinnovo senza stress.

Disponibile gratuitamente su App Store e Google Play: www.alertsicurezza.it

____

Al momento non ci sono commenti, sii il primo a commentare!

Accetto che i miei dati (incluso il mio indirizzo IP anonimizzato) vengano conservati!

Commenta